Søk

Årsmøtet

I denne FAQ-en har vi valgt å kalle organisasjonens høyeste organ årsmøte, men det finnes andre navn som for eksempel generalforsamling. Vi har valgt å beskrive årsmøte sånn det er mest vanlig å gjennomføre det i medlemsbaserte organisasjoner, men det er selvfølgelig opp til hver organisasjon å finne ut hvordan de ønsker å ha det og beskrive det i vedtektene.

Hvordan arrangere årsmøte?

For å arrangere årsmøte, må styret skrive innkalling og saksliste, skrive saksdokumenter på saker som skal behandles på årsmøtet, sørge for lokale å være i, invitere gjester eller innledere hvis dere skal ha det, ordne med mat og drikke til de som skal komme og forberede dere godt på gjennomføringen av møtet.

Hvilke saker må behandles?

Det er viktig at vedtektene beskriver hvilke saker som skal behandles på årsmøtet. Det er vanlig å behandle valg av leder, valg av styre, regnskap for forrige periode, budsjett for neste periode, planer for neste periode, årsrapport. Vedtektene bør beskrive hvor ofte årsmøtet skal holdes, hvor lang tid i forveien det skal varsles til medlemmene og hvordan medlemmene kan få behandlet forslag på årsmøtet.

Innkomne saker

Dersom medlemmene ønsker å diskutere noe spesielt på årsmøtet, kan de melde inn saken til styret innen en frist som står i vedtektene. Styret bør behandle forslaget og innstille til årsmøtet på om forslaget skal vedtas.

Saksdokumenter

Mange sender saksdokumenter ved innkallingen slik at medlemmene har mulighet til å forberede seg godt før møtet. Det er lurt å ha en frist for utsendelse av saksdokumenter i vedtektene. Det er ofte beskrevet som et visst antall uker før årsmøtet.

Hvem kan delta?

Det er vanlig at alle medlemmer kan delta på årsmøtet hvis ikke organisasjonen er veldig stor. Noen organisasjoner med mange lokallag velger årsmøtedelegater, men da er organisasjonen såpass stort at det er upraktisk og dyrt at alle medlemmer kan møte.

Hvem har stemmerett?

Det vanligste er at alle ordinære medlemmer som har betalt medlemskontingent har møte-, tale- forslags- og stemmerett på årsmøtet. De som ikke er medlemmer eller ikke har betalt siste kontingent har ikke rett til å delta, men årsmøtet har anledning til å innvilge dem observatørstatus, noe som innebærer at de kan delta på møtet uten rettigheter. Årsmøtet kan også innvilge observatørene talerett hvis de ønsker det. Det er ikke vanlig å gi observatører forslagsrett. Å gi ikke-medlemmer stemmerett på årsmøtet vil være å undergrave organisasjonsdemokratiet. Gjester og innledere får vanligvis ikke tale- eller forslagsrett.

Hvordan skal det innkalles?

Det bør beskrives i vedtektene hva som er fristen for å sende ut innkalling til årsmøtet. Fristen beskriver når medlemmene skal motta innkalling, ikke når den skal sendes ut. I dag er det like vanlig å sende ut innkallingen på epost som via ordinær postgang. Det er viktig å ha et oppdatert medlemsregister sånn at alle medlemmer får innkallingen. Innkallingen skal beskrive tidspunkt, sted, hvilke saker som skal behandles i henhold til vedtektene, frist for å foreslå saker og hvem som kan kontaktes for spørsmål. Det er lurt å ha en frist for når folk skal melde seg på eller melde forfall.

Protokoll

De som fører referatet skal velges av årsmøtet sammen med to som skal undertegne protokollen i etterkant, for å sikre at protokollen er korrekt. Behandlingen av sakene følger samme oppskrift som vanlige møter, men det er ekstra viktig at den som skriver referat er nøye og får med seg alt som skjer på møtet. Det er ofte lurt å være to eller tre som skriver referat. De skriver så et referat sammen i etterkant. Alle vedtak må beskrives, samt hvem som har vært til stede.

Ha det formelle i orden

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Les personvernerklæring