Om medlemmer og medlemskap

Medlemsbaserte frivillige organisasjoner er en av bærebjelkene i sivilsamfunnet. De skaper sosiale fellesskap og gir medlemmene mulighet til å engasjere seg i samfunnet og delta i saker og aktiviteter de brenner for. I denne artikkelen gis en beskrivelse av medlemsbegrepet slik det normalt brukes i relasjon til frivillige organisasjoner, og hvilke forventninger som kan bli stilt til en forening som oppgir å ha et bestemt antall medlemmer.

Organisasjonene blir lyttet til som viktige aktører og talerør for sakene de er opptatt av. Derfor forventes det også at frivillige aktører som bruker medlemsbegrepet om deltakere og sympatisører ikke bryter med forventningene til frivillige organisasjoner som demokratiske møteplasser. Publikum, presse og myndigheter i Norge forventer også at organisasjonene kan dokumentere det medlemstallet de oppgir i form av medlemsregistre og innkreving av medlemskontingent.

I de medlemsbaserte foreningene er det medlemmene som eier aktivitetene og medlemmene som har ansvar for at aktivitetene blir gjennomført, enten selv eller gjennom et ansatt sekretariat. Medlemskapet gir rett til å delta i aktiviteter og i organisasjonsdemokratiet. Dette er noe av egenarten til frivillige organisasjoner, i kontrast til for eksempel et kundeforhold, en brukerrelasjon eller et eierskap.

En del av organisasjons- og ytringsfriheten, er at frivillige organisasjoner selv bestemmer organisasjonens formål og hvem som kan bli medlem. I Norge er det fleste organisasjoner åpne for alle som slutter opp om organisasjonens formål og betaler en medlemsavgift eller kontingent. Noen organisasjoner stiller også andre krav for medlemskap for eksempel knyttet til livssituasjon, som bakgrunn eller alder.

Formålsparagrafen gir en god pekepinn på hvem som kan bli medlem i organisasjonen. Kanskje det er fordi medlemmene har en spesiell kultur- eller fritidsinteresse eller er enige i et politisk spørsmål. Selv om formålsparagrafen forteller hva slags arbeidsområde organisasjonen skal ha, er det ulike former for medlemskap som kan være aktuelt.

Medlemstallet gir et uttrykk for organisasjonens utbredelse og aktivitetsnivå. Uavhengig av antall medlemmer og hvilke medlemskap organisasjonen tilbyr, er det viktig med gode rutiner for hvordan en innhenter samtykke for medlemskap, praksis for eventuelle aldersgrenser og dokumentasjon av medlemsopplysninger.

Medlemskap krever alltid samtykke

Å være medlem i en organisasjon betyr at en person har sagt seg enig i formålet til organisasjonen og akseptert kriteriene for medlemskapet. Personer som regnes som medlemmer må individuelt og frivillig ha meldt seg inn i organisasjonen.

Det er vanlig å bruke et verveskjema på nett eller papir hvor den som melder seg inn bekrefter at han eller hun ønsker å bli medlem. Innmeldingsskjema bør be om opplysninger om navn, fødselsår, adresse og kontaktinformasjon på den som melder seg inn. Innmeldingsskjema bør også inneholde opplysninger om kontingentens størrelse.

Mange medlemsbaserte foreninger holder åpne møter eller sosiale samlinger hvor både medlemmer og ikke-medlemmer kan delta. Det kan kanskje være fristende å se på alle som har noe med organisasjonen å gjøre som medlemmer, men for å unngå tvil om hvem som til enhver tid er medlem i foreningen må det kreves skriftlig innmelding fra alle medlemmer. Det er med andre ord ikke tilstrekkelig å møte opp på et arrangement for at noen skal anses som medlem.

Åpne møter og arrangementer er likevel en god anledning til å verve nye medlemmer. For å unngå at det oppstår tvil rundt medlemmenes samtykke bør en være varsom med å kombinere medlemsavgift og inngangspenger. Det må være tydelig hva som er medlemsavgift og hva som er inngangspenger til arrangementet.

Organisasjoner som oppgir et medlemstall som de ikke kan dokumentere, løper en risiko for å havne i et negativt søkelys. Se for deg et parti som utgir seg for å ha flere stemmer enn hva de har fått. Det vil neppe tas lett på, og det samme gjelder for frivillige organisasjoner. Det er derfor viktig å være nøye på at medlemmene har sagt seg villig til å bli medlem.

Aldersgrenser for hvem som kan være medlem

En problemstilling som av og til melder seg, er behovet for samtykke fra foresatte når en rekrutterer medlemmer under 18 år. Det er ingen bestemt minstealder for organisasjonsmedlemskap, så en generell minstealder for medlemskap må vurderes etter hvilke aktiviteter organisasjonen tilbyr.

I følge Barneombudets rettighetsplakat skal det legges stor vekt på det en mener i personlige forhold fra 12 år, og en har rett til å si sin mening om innmelding og utmelding av trossamfunn, mens barn fra 15 år har rett til å melde seg inn og ut av foreninger og trossamfunn. En bør derfor vurdere å be om foreldrenes samtykke dersom en skal rekruttere medlemmer under 15 år og hvert fall for medlemmer under 12 år. Behovet for å innehente foreldrenes samtykke til medlemskap må også sees i sammenheng med størrelsen på medlemskontingenten foreningen krever. Jo høyere medlemskontingent, jo større oppfordring har foreningen til å innhente foreldrenes samtykke når barn melder seg inn.

Noen organisasjoner har egne aldersgrenser for demokratiske rettigheter i organisasjonen. Det er opp til organisasjonen selv om den ønsker å gi demokratiske rettigheter til mindreårige medlemmer, eller om den vil benytte en egen aldersgrense for stemmerett på årsmøtet eller for å kunne stille til valg.

Dokumentasjon/medlemsregister

Det er mange fordeler med å ha oversikt over hvem som er organisasjonens medlemmer. Det er en forutsetning for organisasjonsdemokratiet og det gjør det enklere å sende ut informasjon, kreve inn kontingenter og sørge for at medlemmene blir kjent med arrangementer og aktiviteter.

I tillegg til oversikt over egen medlemsmasse, kan det være nødvendig å dokumentere medlemskapene ved bruk eller kontroll etter bruk av offentlig støtte eller støtte fra private stiftelser eller givere. For å dokumentere medlemmene må man kunne vise til mer enn medlemsliste eller fremmøteliste. Organisasjonen bør ha kontroll på samtykke, navn, fødselsår, kontaktinformasjon samt innbetaling av kontingent.

Mange kommuner og enkelte offentlige etater har en eller flere støtteordninger forbeholdt frivillige medlemsbaserte lag og foreninger. Eksempler på dokumentasjonskrav som stilles for å dokumentere medlemstall er signerte verveskjema eller tilsvarende, samt at det kan spores en bekreftet innbetaling eller bankoverføring hos hvert medlem. Medlemmene en kan redegjøre for blir ofte referert til som "tellende medlemmer" og det er vanlig at en revisor må gå god for dette. Som regel er det tallet ved forrige årsslutt en benytter når en skal redegjøre for antall medlemmer.

Også private donorer, som stiftelser, innsamlingsaksjoner osv. kan kreve at organisasjonene dokumenterer medlemstall dersom antall medlemmer har vært en forutsetning for at organisasjonen skal motta støtte.

Medlemsopplysninger er fortrolig informasjon. Det vil si at de ikke skal legges åpent ut på nett. Organisasjonen må sørge for at det kun er tillitsvalgte, ansatte i organisasjonen eller andre som har fått fullmakt av styret i organisasjonen til å stå for den direkte medlemskontakten, som har innsyn i disse.

Det er ikke fritt frem for organisasjonene å registrere opplysninger om medlemmene som ikke er relevante for medlemskapet. Det er et generelt forbud mot å lagre unødvendige personopplysninger, som etnisk bakgrunn, politisk eller religiøs oppfatning og helseforhold. Organisasjonene kan heller ikke videreformidle opplysningene i sine medlemsregistre til en utenforstående part uten medlemmenes samtykke. Enhver som er ført i et register har videre rett til innsyn i egne opplysninger.

For ordens skyld opplyses at det fins foreninger som organiserer særlig utsatte/sårbare grupper som medlemmer, som unnlater å registrere medlemmene sine med fullt navn og kontaktinformasjon ut fra personvernhensyn. Denne typen organisasjoner kan ikke uten videre regne med å kunne motta økonomisk støtte basert på medlemstall.

Oppgis et høyere medlemstall enn hva det er grunnlag for, på grunn av tvilsom verving eller dårlige rutiner, risikerer organisasjonen å bli satt i et uheldig søkelys eller nektes offentlig støtte hvis den søker om dette.

Forskjellige typer medlemskap

Før en kan rekruttere medlemmer må en bestemme hva slags tilknytning medlemmene skal ha til organisasjonen. Det er vanlig med personlige medlemmer, familiemedlemskap og støttemedlemskap. Det fins i tillegg kombinasjoner og mellomformer. Ulike typer medlemskap innebærer som regel ulike medlemsrettigheter og kontingentsatser.

Personlige medlemmer - Alle demokratiske rettigheter

De personlige medlemmene, også kalt ordinære medlemmer, er grasrota i organisasjonen. Medlemmene har alle demokratiske rettigheter, som å stille til valg og å stemme på generalforsamling/landsmøte/årsmøtet.

Generalforsamlingen/landsmøtet/årsmøtet er møteplassen medlemmene har for å utøve innflytelse over organisasjonen, enten ved oppmøte selv eller gjennom en lokallags- eller fylkeslagsdelegasjon. Utgangspunktet er ett medlem, en stemme, og gjennom valg av tillitsvalgte, budsjett og andre vedtak på årsmøtet bestemmer medlemmene hva organisasjonen skal gjøre.

De personlige medlemmene er ryggraden i organisasjonen, som deltar på aktivitetene og som gjennom organisasjonsdemokratiet bestemmer hva og hvordan aktivitetene skal være.

Frivillige organisasjoner gjennomfører aktivitetene etter medlemmenes interesser, slik formålsparagrafen gir grunnlag for. Formålet til en organisasjon holder seg over tid, mens medlemsmassen fornyer seg. Et velfungerende medlemsdemokrati innebærer at organisasjonen opererer i takt med medlemmenes ønsker.

Familiemedlemskap - Representerte rettigheter

Familiemedlemskap er den vanligste formen for kollektivt medlemskap i frivillige organisasjoner, og vil som oftest betyr at husstanden tegner ett medlemskap og at alle som tilhører husstanden kan benytte seg av organisasjonens aktiviteter. Siden medlemskap i en organisasjon bør være basert på samtykke, er det kun hovedmedlemmet eller kontaktpersonen, som har demokratiske rettigheter i organisasjonen.

Rent praktisk tegnes et hovedmedlem pr husstand med et fritt antall tilleggsmedlemmer, eller et medlemskap for hele familien med én kontaktperson.

Familiemedlemskap kan være gunstig for organisasjoner som har et aktivitetstilbud for flere alderstrinn og hvor det er naturlig for flere i husstanden å delta på aktivitetene.

Støttemedlemmer – Normalt uten demokratiske rettigheter

Dersom en ikke tilfredsstiller kravene for personlig medlemskap, som for eksempel på grunn av alder, eller ikke ønsker et fullt medlemskap, tilbyr mange organisasjoner et støttemedlemskap.

Støttemedlemskap er ofte et givermedlemskap, hvor en støtter organisasjonen med en kontingent, men uten at man har medlemsdemokratiske rettigheter eller deltar på organisasjonens aktiviteter og arrangementer. Støttemedlemmer mottar gjerne informasjon om organisasjonsdriften; som medlemsblad og publikasjoner.

Andre medlemskap:

Gavemedlemskap:

Et gavemedlemskap er et medlemskap som gis i gave og betales av giveren. Kontingenten betales med andre ord av en annen enn den medlemskapet gjelder. Et gavemedlemskap vil oftest dreie seg om et støttemedlemskap.

Organisasjoner som ønsker å benytte gavemedlemskap som ledd i rekrutterings- og pengeinnsamlingsarbeidet sitt, må innhente bekreftelse fra gavemottakeren som får medlemskapet i presang, på at han er inneforstått med hva medlemskapet innebærer og at han faktisk vil være medlem.

Kollektivt medlemskap:

Familiemedlemskap kalles også for ”kollektivt medlemskap”. En annen form for kollektivt medlemskap er når et medlem i en organisasjon automatisk blir medlem også i en annen. Dette har vært mest vanlig hos bransjeorganisasjoner, men en finner det også hos noen frivillige aktører. I praksis betyr det at en får et medlemskap i en annen organisasjon på "kjøpet", når en melder seg inn.

Kontingent

Når det er klart hvem som kan bli medlem av organisasjonen, bør det fastsettes en medlemsavgift eller en kontingent som medlemmene må betale for å være medlem. Dersom det oppstår tvil om hvem som er medlemmer i en organisasjon vil innbetaling av medlemskontingent være sentral dokumentasjon.

Langt de fleste frivillige organisasjoner i Norge krever inn kontingent av medlemmene. Noen pålegger også tilleggsavgifter som medlemmene må betale for å delta i organisasjonens ulike aktiviteter.

Hvor stor skal kontingenten/medlemsavgiftene være? Størrelsen varierer fra noen tiere til flere tusenlapper avhengig av organisasjonens egenart, økonomi og aktivitetsnivå. Størrelsen på kontingenten er normalt ikke vedtektsfestet, men vil være nevnt blant de faste sakene som årsmøtet skal behandle. Alternativt er det styret som bestemmer kontingentens størrelse.

Noen organisasjoner tilbyr gratis medlemskap eller redusert medlemskontingent til nye medlemmer første året. Det kan være en effektiv måte å rekruttere nye medlemmer på, men vil naturlig nok bidra til en større gjennomstrømning i medlemsmassen.

Det anbefales at kontingenten følger kalenderåret og at den samles inn for et helt år av gangen.