Avstemming på årsmøtet

Det vanskeligste spørsmålet å svare på når det kommer til digitale årsmøter er hva man bruke til voteringer og avstemminger.

Det enkleste for å slippe å bruke mange apper og programmer er å bruke de stemmefunksjonene som er innebygd i Zoom og Teams fra før av.

I Teams og Zoom kan man stemme enten ved «Raise hand» eller Yes/No-funksjonene. Disse fungerer bra til enkle votering som ved forslag til grunndokumenter, dagsorden, osv.

Dessverre kan ikke disse funksjonene begrenses slik at kun delegater stemmer og er ikke anonyme, som kan by på et par problemer. Derfor er det lurt å tenke over følgende problemstillinger:

• Hvordan kan vi sikre at kun delegater stemmer?
• Hvor mye aktiv votering trengs egentlig for å gjennomføre årsmøtet?
• Vil det bli gjort personvalg eller voteringer som krever anonymitet?

Kun delegater kan stemme

Det finnes fullstendige årsmøte programmer som hjelper deg med å styre dagsorden, holde styr på hvem som er til stede på møtet og som sørger for at kun delegater kan stemme. Et eksempel på dette er GoPlenum, som er i en litt høy prisklasse og ikke for alle. LNU tilbyr GoPlenum til leie for sine medlemmer og du kan lese mer om det her.

En annen måte å få oversikt over delegater ved votering er ved å gi alle som deltar på årsmøtet et tall foran sitt navn. Ved å gi alle delegatene et tall foran sitt navn kan man lettere telle dersom man trenger å ha en votering.

I oversikten over Zoom eller Teams kan du se hvilken av videokonferansetjenestene som har navnfunksjonen.

Det siste alternativet er å lage en e-postliste med kun delegater som du kan sende stemmeskjemaet til. Her anbefaler vi å gjøre slik at påmeldingen skiller mellom delegater og annet slik at det blir lettere å hente ut informasjonen du trenger.

OBS! Vær alltid fleksibel og klar for at noen delegater ikke dukker opp på møtet. Da må man ha en plan for hordan man legger til den nye delegaten og fjerner den gamle.

Hvor mye må vi egentlig stemme

For å holde flyten i et digitalt årsmøte anbefaler vi at man unngår aktivvotering der det ikke er nødvendig.

Det fullt mulig å spørre om noen stiller seg imot forslaget i stedet for å aktivt be alle stemme, og dersom ingen er det kan man vedta forslaget med akklamasjon. Hvis noen er uenig kan man bruke stemmefunksjonen til Zoom eller Teams og telle antall personer med tall først i navnet.

Personvalg og hemmelig votering

Av erfaring er det personvalg og anonyme votering som skaper utfordringer ved digitale årsmøter. Dette er fordi funksjonene vi finner i Zoom og Teams ikke lar det være hemmelig votering.

Derfor anbefaler vi at man på forhånd lager skjemaer, polls eller e-postlister om slike valg. Det man gjør er at man for eksempel lager et Google Forms skjema med alle som stiller til valg og deler den kun med delegatene.

Her finner du en liste over programmer man kan bruke:

• Google Forms - Gratis
• Mentimeter - $
• SurveyXact - $$
• GoPlenum - $$$

Vanskelighetsgraden til disse programmene varierer veldig og har forskjellige priser.

Generelle tips

Vi anbefaler at frister for forslag settes før årsmøtet slik at dersom det er behov så rekker man å lage et stemmeopplegg før møtestart.