Hopp til hovedinnholdet
Kurs og praktisk hjelp

Hvordan planlegge et digitalt årsmøte?

Det er mange likheter mellom det å planlegge et fysisk og digitalt årsmøtet. Man er fortsatt nødt til å sende innkalling, skrive sakspapirer og sette frister for forslag, men noe er nytt og i denne artikkelen vil vi gå igjennom disse endringene.

Er dette første gang du skal arrangere et årsmøte? Les Frivillighet Norges artikkel om hvordan man formelt arrangerer et årsmøte.

Er dette første gang du skal arrangere et digitalt årsmøte bør du tenke på dette:

  • Hvordan løste vi dette før?
  • Hvorfor gjorde vi det sånn?
  • Hvordan kan vi dekke samme behov digitalt?

Frister

Hvilke frister man har til årsmøtet er som regel bestemt av vedtektene til organisasjonen. Sjekk den og lag en oversikt over når alt skal ut.

Lokale

Selv om pandemien setter en stopper for at medlemmer kan delta på årsmøtet fysisk betyr ikke dette at organisasjonens tillitsvalgte og sekretariater ikke kan.

Erfaringer fra 2020 viser at det er mulig at nøkkelperson i organisasjonen møtes for å være på samme sted når årsmøtet skjer. Dette er fordi at dersom et spennende vedtak eller andre saker skulle oppstå under møter så har man mulighet til å ta en avklaring raskt. I tillegg gir dette organisasjoner muligheten til å ha tekniske ansvarlig tilstede.

Ansvarsroller

Til et digitalt årsmøte anbefaler vi at dere har følgende ansvarsroller fordelt blant arrangørene:

  • Digital ekspert: En som kan alt det tekniske og bistå hvis noe går galt
  • Vertskap: En som snakker med deltakere og svarer på deres spørsmål i chat

Forretningsorden

Noen organisasjoner har forretningsorden til sine årsmøter og disse er tilstede for å ha tydelige regler på hvordan alt skal gjennomføres. Før disse sendes ut til medlemmene bør de leses igjennom for å sørge for at den er tilpasset et digitalt årsmøte.

Eksempel: Frivillighet Norge sin forretningsorden sier at årsmøtet skal stemme med håndsopprekking eller stemmeskilt. Dette kan bli vanskelig når møtet er digitalt.

Sakspapirer

Sakspapirer skal ut som vanlig og henhold til fristen satt i vedtektene. Siden man mister mulighet til å tydelig se om noen henger med i sakene kan det være lurt å legge inn litt ekstratiltak. For eksempel:

  • Sende dokumenter og forslag ut på høring
  • Arrangere forkurs for årsmøter
Under årsmøtet
Gå til neste side