Lovlig gjennomføring av årsmøter
Lurer du på hvilke lover og regler som gjelder digitalt årsmøte?
23. mars 2020 sendte regjeringen forskrift om unntak fra reglene om fysisk møte mv. I aksjeloven og allmennaksjeloven, samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven med hjemmel i konornaloven på høring. Høringsfristen var 24. mars og blant annet Brønnøysundregistrene, Regnskap Norge og Revisorforeningen er enig i de foreslåtte endringene. Forskriften ble vedtatt i statsråd 27. mars og er nå trådt i kraft.
Det er ingen egen lov som regulerer drift av frivillige organisasjoner, derfor er det ikke noen egen forskrift med unntak for frivillige organisasjoner. Stiftelser reguleres av stiftelsesloven, men de fleste frivillige organisasjoner er organisert som foreninger. I Frivillighet Norges arbeid med godt styrearbeid har prinsippet i flere år vært at aksjeloven er en rettesnor for god drift av foreninger. Det vil si at aksjelovens bestemmelser også gjelder for foreninger, der disse bestemmelsene passer. Vi legger dette til grunn også nå og mener derfor at disse nye forskriftene åpner for at frivillige organisasjoner kan avholde styremøter og årsmøter uten fysisk oppmøte.
Organisasjoner kan avholde digitale styremøter hvis styreleder bestemmer det, og digitale årsmøter hvis styret bestemmer det. Styret kan også selv bestemme hvordan årsmøtet skal gjennomføres uavhengig av hva som er vedtektsfestet, så lenge deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte
Her følger en omtale av det som står om styremøter og årsmøter i forskriften:
Styremøter
Forskriften §3 (1) fastsetter at styrets leder kan beslutte at styret skal behandle og avgjøre enhver sak i telefon- eller videomøte, skriftlig eller annen betryggende måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Alle styremedlemmer skal så vidt mulig få delta i en samlet behandling av de saker som behandles.
Forskriften §3 (2) fastsetter at hvis styrets behandling skjer i fysisk møte, kan ethvert styremedlem, daglig leder og andre med rett/plikt til å møte kreve å få delta per telefon eller video eller annen betryggende måte uten å være fysisk til stede.
Årsmøter
Forskriften §4 (1) fastsetter at styret kan beslutte at generalforsamling skal holdes helt eller delvis uten fysisk møte, herunder ved bruk av telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte.
Forskriften § 4 (2) fastsetter at styret skal sørge for at alle aksjeeiere kan delta og stemme, og at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte. Styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivningen, herunder forhåndsstemming uten at det er vedtektsfestet.