Verktøykasse Tid

Få kunnskap om hvor mye tid deltagelse tar

For å rekruttere deltagere er det viktig å kunne si noe om hvor mye tid deltagerne må forvente at deltagelse tar. Det handler om å gjøre forventningsavklaringer, og gi deltagerne en forståelse av hva som kreves. For å kunne gjøre dette, er det fint å ha virkelige tall å vise til. Gjør en undersøkelse blant de eksisterende deltagerne om hvor mye tid deltagerne bruker på sitt verv eller sin aktivitet. Det finnes en rekke enkle og gratis verktøy som kan brukes til slike undersøkelser:

Forms (Microsoft): Gjennom TechSoup (https://www.techsoup.no/) kan frivillige lag, foreninger og organisasjoner få gratis Microsoft- lisenser og dermed benytte seg av blant annet Word, PowerPoint og Excel, i tillegg til Forms. Forms er et enkelt spørreundersøkelsesverktøy som gjør det lett å kartlegge tidsbruken til deltagerne.

SurveyMonkey: https://no.surveymonkey.com/ Survey Monkey har både betalingsløsninger gjennom lisens, og gratisversjon for de som ikke trenger så avanserte verktøy.

Hver undersøkelse må være tilpasset din organisasjons behov. Men ofte er det viktig å spørre om:

• På hvilken måte den som svarer på undersøkelsen deltar (frivillig, utøver, tillitsvalgt)
• Hvor lenge den som svarer på undersøkelsen har vært deltager
• Hvor mange timer i måneden den som svarer på undersøkelsen bruker på deltagelse

Svarene må brukes i informasjonen til de man ønsker å rekruttere. Det kan fortsatt hende at noen synes det er for mye tid å bruke på deltagelse, men da vet de i hvert fall det på forhånd!

Frivillighet Norge anbefaler alle å ta kontakt for å lære mer om TechSoup og de mulighetene frivillig sektor har for å benytte seg av Microsoft- verktøy.

Gjør at de du vil rekruttere kan kjenne seg igjen i forventningene

Det er ikke alltid at en undersøkelse blant alle deltagere er nødvendig. Det kan hende det holder å spørre en deltager, og så bruke denne deltagerens historie.

Det er flere fordeler med å gjøre det på denne måten. Det tar mindre tid og ressurser. Og ofte er det lettere for den som skal rekrutteres å kjenne seg igjen i en personlig historie, heller enn å få opplyst om at en deltager gjennomsnittlig bruker fire timer i måneden på å være med. Her er noen tips til hvordan du kan finne frem til en god historie:

• Finn en som vil fortelle sin historie, som er lik de du ønsker å spørre om å delta. Ønsker du å spørre menn, finn en mann. Ønsker du å spørre ungdom, bruk en ungdom.
• Finn gjerne en som er ganske ny. Da er situasjonen likere for den som forteller historien og for de du vil spørre.
• Pass på at du får lov til å bruke historien mange steder. Du må ha egne tillatelser til dersom du tenker å bruke historien i digitale annonser eller annet informasjonsmateriale.
• Få den som forteller historien til å snakke om hva deltagelse innebærer, og hvor mye tid som går med.
• Bruk historien i alt informasjon om deltagelse, og også når noen spør hvor mye tid det tar.

Frivillighet Norge anbefaler alle å fortelle en deltagers historie, det er en effektiv måte å få frem informasjon på.

Gjør det tydelig for de som lurer hvor mye tid ting tar

Det kan hende at du allerede vet hvor mye tid deltagelse tar. Men er du sikker på at det er informasjon som alle kan få tak i? Om det er et frivillig oppdrag, deltagelse på et fotballag eller tillitsvalgt i et styreverv er det viktig at det fremkommer hvor mye tid det er forventet å ta i all informasjon som presenteres om deltagelse. Her er noen tips for hvordan gå frem:

• Lag en oversikt over alle kanaler der det informeres om deltagelse
• Gå igjennom informasjonen som ligger i kanalene, og pass på at det informeres om forventet tidsbruk
• Bruk gjerne Ungfritid.no som mal for hvordan informasjonen skal presenteres
• Bruk Informasjonsdetektiver til å hjelpe til å finne ut hvor tilgjengelig informasjonen om deltagelse er, og hva som mangler.

Frivillighet Norge anbefaler å ta med informasjon om hvor mye tid deltagelse tar i all kommunikasjon, slik at deltagere vet hva de går til og opplever at de har kontroll på egen tidsbruk.