Dokumentasjon og medlemsregister

Det er mange fordeler med å ha oversikt over hvem som er organisasjonens medlemmer. Det er en forutsetning for organisasjonsdemokratiet og det gjør det enklere å sende ut informasjon, kreve inn kontingenter og sørge for at medlemmene blir kjent med arrangementer og aktiviteter.

I tillegg til oversikt over egen medlemsmasse, kan det være nødvendig å dokumentere medlemskapene ved bruk eller kontroll etter bruk av offentlig støtte eller støtte fra private stiftelser eller givere. For å dokumentere medlemmene må man kunne vise til mer enn medlemsliste eller fremmøteliste. Organisasjonen bør ha kontroll på samtykke, navn, fødselsår, kontaktinformasjon samt innbetaling av kontingent.

Mange kommuner og enkelte offentlige etater har en eller flere støtteordninger forbeholdt frivillige medlemsbaserte lag og foreninger. Eksempler på dokumentasjonskrav som stilles for å dokumentere medlemstall er signerte verveskjema eller tilsvarende, samt at det kan spores en bekreftet innbetaling eller bankoverføring hos hvert medlem. Medlemmene en kan redegjøre for blir ofte referert til som "tellende medlemmer" og det er vanlig at en revisor må gå god for dette. Som regel er det tallet ved forrige årsslutt en benytter når en skal redegjøre for antall medlemmer.

Også private donorer, som stiftelser, innsamlingsaksjoner osv. kan kreve at organisasjonene dokumenterer medlemstall dersom antall medlemmer har vært en forutsetning for at organisasjonen skal motta støtte.

Medlemsopplysninger er fortrolig informasjon. Det vil si at de ikke skal legges åpent ut på nett. Organisasjonen må sørge for at det kun er tillitsvalgte, ansatte i organisasjonen eller andre som har fått fullmakt av styret i organisasjonen til å stå for den direkte medlemskontakten, som har innsyn i disse.

Det er ikke fritt frem for organisasjonene å registrere opplysninger om medlemmene som ikke er relevante for medlemskapet. Det er et generelt forbud mot å lagre unødvendige personopplysninger, som etnisk bakgrunn, politisk eller religiøs oppfatning og helseforhold. Organisasjonene kan heller ikke videreformidle opplysningene i sine medlemsregistre til en utenforstående part uten medlemmenes samtykke. Enhver som er ført i et register har videre rett til innsyn i egne opplysninger.

For ordens skyld opplyses at det fins foreninger som organiserer særlig utsatte/sårbare grupper som medlemmer, som unnlater å registrere medlemmene sine med fullt navn og kontaktinformasjon ut fra personvernhensyn. Denne typen organisasjoner kan ikke uten videre regne med å kunne motta økonomisk støtte basert på medlemstall.

Oppgis et høyere medlemstall enn hva det er grunnlag for, på grunn av tvilsom verving eller dårlige rutiner, risikerer organisasjonen å bli satt i et uheldig søkelys eller nektes offentlig støtte hvis den søker om dette.